Windows 上で Things3 を「再現」する：Feishu の多次元表 - 少数派#
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Windows 上で Things3 を「再現」する：Feishu の多次元表
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この記事は著者の個人的な意見を表しており、少数派はタイトルとレイアウトをわずかに修正するだけです。
前書き#
多くの GTD ソフトウェアを試してきましたが、Things 3 は私の特別な選択肢となり、使用体験とインターフェースの観点で絶対的な優位性を持っています。以下の点で私の心を掴んでいます：
- プロジェクトを使用してタスクを整理し、To-do の散乱を避ける；
- まだどこに置くか決まっていない To-do は、Inbox に一時保管できる；
- 完了したタスクは所属プロジェクトの下にアーカイブでき、振り返りが容易；
- 「今日のビュー」と「未来のビュー」を備え、一定の時間範囲内で把握できる；
- 柔軟なタスク管理、今日完了しなかったタスクは赤く表示されず、自動的に翌日のスケジュールに移行し、完了するまで続く；
- 見た目が美しい UI デザインで、ドラッグ操作でタスクを簡単に管理できる。
学部と大学院の段階で、Things 3 は私の生活、学習、就職プロジェクトを分解するのに役立ち、GTD1 で秩序を管理しました。就職後、当然 Things 3 を使って仕事のタスク管理をしたいと思ったのですが、非常に残念なことに Things 3 には Windows システムに適合した公式バージョンが存在しない ことに気づきました。そして、会社が購入した作業機はすべて Windows システムです。
私は、虫洞を購入して、PC 上でスマートフォンを操作することで作業機で Things 3 を使用する試みなど、少し本末転倒な試みをしました。また、Microsoft の Web 版 To-do や Feishu のタスクワークスペースなど、私の要求を満たす Windows 向けの GTD アプリを探しましたが、いつも満足できませんでした。
Feishu の多次元表を使ってプロジェクトを管理していたので、ある日、Feishu の多次元表を少し改造して GTD にも使えるようにできないかと思いました。多次元表のテンプレートライブラリにはすでにチームや個人のタスク管理テンプレートがありますが、チーム版は Feishu を全範囲で使用しない組織には適しておらず、個人版は比較的シンプルで、私のプロジェクト指向の要求を満たすことができませんでした。
仕事の実践との調整の中で、現在は共有可能な比較的完成度の高いテンプレートを探索しました ——Things 3 は引き続き iOS エコシステムで使用し、生活関連のプロジェクトを Things 3 に、仕事関連のプロジェクトを Feishu の多次元表に置くことで、意図的な「物理的隔離」を行い、仕事と生活の境界を明確にしています。このような配置の下では、オールインワンの同期は私には必要ありません。
サンプルテンプレートと具体的な使い方#
次に、完成した多次元表に基づいて具体的な使い方を紹介し、文末でテンプレートリンクを取得します。現在の多次元表は主に 3 つのデータシートで構成されており、基本データを構築し、シート間の関連を確立します。
組織構造データシート#
初期のテンプレートに対して、まず組織構造データシートに、仕事で頻繁にやり取りする会社、部門、またはプロジェクトチームを配置します。このデータシートでは、部門単位で必要なフィールドを継続的に追加できます。例えば、部門属性、協力意向、部門機能などです。
パートナーデータシート#
次に、パートナーデータシートに、仕事で頻繁にやり取りする人々を配置します。これには同僚、上司、サプライヤー、顧客などが含まれます；部門やプロジェクトチームを選択する際には、組織構造の記録を選択することで双方向の関連を実現し、自動的に所属会社を引き出します；協力シーンはカスタマイズ可能で、いつでも複数のタグを追加できます。
双方向の関連は、組織構造データシートにもその部門内のパートナーが自動的に引き出されることを意味します。
タスクリストデータシート#
タスクリストには合計 7 つのビューが含まれていますが、ビュー内のデータはすべて同期して変化します。つまり、任意のビューでタスクを追加、編集、修正、完了することができ、他のビューも同期して更新されます。
To-do#
To-do ビューでは、既存のプロジェクトチームにタスクを追加でき、大きなタスクを分解することもできますが、分解の階層は限られており、最大で 2 回まで分解できます。各サブタスクには実行日、約束時間、協力者を追加できます。
「協力日」はデフォルトで日付形式に設定されており、ここでは日付までの精度です。多くの小さなタスクには具体的な時間がなく、または時間帯を約束しているだけのためです；明確な約束の時間点や時間帯がある場合は、「約束時間」に以下の形式で記載できます。例えば、AM 9:00-11:00、または AM を午前を表すために使用します。この設定は、「今日のビュー」で午前と午後の必要なタスクを並べ替えるためのもので、ここは記入しなくても構いません。
外部研修プロジェクトチームを例に、タスクの追加とサブタスクの分解を示します ——
一時的なタスクや、どのプロジェクトチームに分けるかまだ決まっていない事項がある場合は、ここに直接置くことができ、Things 3 の Inbox に相当します。
新しいプロジェクトが発生した場合は、「新しいグループを作成」をクリックして新規作成し、タスクをそのプロジェクトにドラッグできます。
さらに、このビューは未完了のタスクに集中したいため、完了したタスクはこのビューでフィルタリングされます；すべてのタスクは最後の「全体ビュー」で振り返りが行われます。
To-do（カレンダービュー）#
カレンダービューは、To-do の時間分布を直感的に確認するために主に使用されます。一般的な使用シーンは、簡単なドラッグ操作でタスクの時間を調整することです。次に、未来のタスク量を一目で把握でき、他のタスクを加えたい場合は、このビューを使用して優先順位を判断し、加えたいタスクを拒否するか、あまり忙しくない日に移動できます。
Today（プロジェクト視点）&（協力視点）#
Today ビューでは、「実行日」が今日の事項のみが表示されます。新しい作業日が始まると、このビューに集中して To-do を完了できます。プロジェクト視点は「プロジェクトチーム」をグループ化の基準として使用し、今日完了したタスクが主にどのプロジェクトに関連しているかを明確に見ることができます。ここでの To-do は「約束時間」に基づいて並べ替えられ、朝から晩まで配置されます。
To-do を完了すると、チェックボックスを直接クリックすることも、カードをクリックして詳細ページに入り、タスクの詳細を補足することもできます。例えば、具体的なフィードバックを記入したり、関連する添付ファイルをアップロードしたりします。ここでの詳細な補足と注意事項は、再利用する必要があるプロジェクトが完了した後、「全体ビュー」で簡易版のSOPを生成したり、他の同僚に引き継いだりするのに役立ちます。
協力視点は「協力者」をグループ化の基準として使用します。これは、作業協力や報告のためにパートナーを見つけるとき、複数のプロジェクトに関連するタスクがあっても、心の中で整理でき、彼に処理を依頼するための時間を集中できることを意味します。未分類の To-do は、独立して完了できる事項です。
Tomorrow と自動化設定#
「明日ビュー」と「今日ビュー」の唯一の設定の違いは、実行日が「明日」であることです。退社前にこのビューをクリックして、翌日の作業分布を確認し、実際の状況に応じて微調整や補充を行うことができます。
また、Things 3 の未完了タスクの設計ロジックを模倣して、今日未完了のタスクは、当日 24:00 以降に自動的に翌日のタスクに移行し、手動調整の煩わしさを減らし、未完了の事項を自動的に順延して追跡できます。自動化設定は以下のようになります：
24:00 を退社時間に変更したい場合は、右上の「自動化」をクリックし、「タスクの順延」プロセスの内蔵時間を変更すればよいです。
全体ビュー & 全体ビュー（カレンダービュー）#
その名の通り、全体ビューはすべての完了した事項と未完了の事項をプロジェクトとしてグループ化し、全体的な視点から振り返りや新しい To-do の作成を容易にします。仕事の中でよく感じる疲労感は、非常に多くの散発的なことを行った後、最後にまとめを作成する際に何も思い出せないような感覚です。しかし、何かをするたびに全体を振り返ると、過度に冗長なプロセスのために忍耐を失うことになります。全体ビューは「完了 = 記録 = 多次元的に振り返れる」を実現します。
外部研修を例にとると、C 機関の研修を完了した後、過去の To-do はプロセスそのものとなり、次回の D 機関の研修の参考と再利用になります；C 機関の研修プロセスを振り返る際も、実行日、協力者、具体的なフィードバック、関連する添付ファイルの情報を通じて、時間周期、誰に助けを求めるか、何に注意すべきか、どの表を記入するかをシステム的にアーカイブできます。
左側の三角マークを使って各サブアイテムを自由にズームイン・ズームアウトでき、サブアイテムを折りたたむと、「どの研修に参加したか」を振り返ることができます。
この基盤の上にカレンダービューを展開することはありませんが、単に時間の次元を変えて自分が行ったことや未完了のことを見直すことができ、時間範囲のある報告書を作成する際のシステム的な振り返りに適しています。例えば、週報、月報などです。もちろん、もっと重要なのは、このビューが充実感と満足感をもたらし、正の自己激励の一種となることです。
テンプレート取得#
テンプレートを取得するには、こちらをクリックしてください：https://o90hpulfak.feishu.cn/base/JafibxTvnamsbJsOgjncaZaEn4g?table=tblgwmAdv4LwHJb7&view=vewXhJ9QrO
上記のリンクをクリックして多次元表に入ったら、右上の「もっと」をクリックし、「コピーを作成」をクリックして、自分の必要に応じて構造や内容をコピーできます。
最後に#
これで、Feishu の多次元表は Things 3 で私が特に注目しているいくつかの機能を実現できるようになり、組織構造とパートナーデータシートの双方向の関連も仕事のシーンにより適合し、Windows と macOS のギャップを越えて、複数のプラットフォームで同期して使用できます。
さらに重要なのは、スマートフォン、タブレット、または PC 端末のいずれでも無料であることです。
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