在 Windows 上「復刻」出 Things3：飛書多維表格 - 少數派#
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在 Windows 上「復刻」出 Things3：飛書多維表格
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文章代表作者個人觀點，少數派僅對標題和排版略作修改。
寫在前面#
嘗試過許多 GTD 軟體，Things 3 能在百花叢中獲得我的獨寵，在使用體驗和介面觀感上有著絕對的優勢。它在以下幾點設計上深得我心：
- 使用項目做待辦事項的歸集，避免 To-do 散亂無章；
- 還沒有想好放在哪裡的 To-do，可以暫存在 Inbox 裡；
- 已完成的待辦事項可以在所屬項目下存檔，方便回顧；
- 具備「今日視圖」和「未來視圖」，在一定時間範圍內做到心中有數；
- 靈活的待辦態度，今天沒有完成的任務不會顯示標紅過期，而是自動轉入第二天的日程，直至完成；
- 賞心悅目的 UI 設計，採用拖動方式輕鬆管理待辦事項。
在本科和研究生階段，Things 3 都幫助我分解了大大小小的生活、學習、就業項目，通過 GTD1 管理著秩序。進入工作崗位後，我當然也希望復用 Things 3 來進行工作任務的管理，卻非常無奈地發現 Things 3 並無適配 Windows 系統的官方版本，而公司採購的工作機無一例外都是 Windows 系統。
我做過一些聽起來有些本末倒置的嘗試，比如購買蟲洞，通過在電腦上操作手機來實現在工作機用上 Things 3；比如搜尋各類能夠滿足我的訴求的 Windows 端 GTD 應用，諸如微軟的網頁版 To-do、飛書自帶的任務工作台等，卻始終不得勁兒。
因為一直在用飛書的多維表格管理項目，有一天我想：是不是可以稍微改造一下飛書的多維表格，使其也能為 GTD 所用？雖然多維表格的模版庫中已經有團隊和個人的待辦事項管理模版，但是團隊版本不適用於那些非全範圍使用飛書的組織，個人版本做得比較簡單，無法滿足我的項目導向訴求。
在與工作實踐的磨合中，目前已經探索出一個比較完善的模版可供分享 ——Things 3 我也依舊在 iOS 生態中使用，將生活相關的項目放在 Things 3，將工作相關的項目放在飛書多維表格，刻意的「物理隔離」其實也是為了更好地劃清工作與生活的界限。在這種安排之下，all in one 的同步對我來說就沒有必要了。
示例模版與具體用法#
接下來會根據已成型的多維表格來介紹具體用法，並在文末獲取模版鏈接。目前的多維表格主要由三張數據表構成，構建基礎數據並建立表與表之間關聯。
組織架構數據表#
面對初始的模版，首先在組織架構數據表中，置入工作往來較頻繁的公司、部門或項目組。在此數據表中，可以以部門為單位持續增加需要的字段，比如部門屬性、合作意向、部門職能等。
合作夥伴數據表#
然後在合作夥伴數據表中，置入工作往來較頻繁的人员，包括但不限於同事、領導、供應商、客戶等等；在選擇部門或項目組時，通過選擇組織架構中的記錄來實現雙向關聯，並自動帶出所在公司；可協作場景可自定義，隨時添加多個標籤。
雙向關聯意味著此時組織架構數據表中，也會自動帶出該部門內的合作夥伴。
任務列表數據表#
任務列表中共包含 7 個視圖，但是視圖中的數據都是同步變化的，這意味著你可以在任何一個視圖添加、編輯、修改、完成待辦事項，其他視圖也會同步更新。
待辦#
在待辦視圖中，我們可以在原有的項目組中增加待辦事項，並可以對較大的任務進行分解，但是分解的層數有限，最多分解兩次。對於每一個子任務，都可以為其添加執行日期、約定時間、協同方。
「協作日期」默認設置為日期格式，此處僅精確到日期，因為有很多小任務沒有具體的時間，又或者是約定了時間段而不是時間點；如有明確約定的時間點或時間段，可在「約定時間」處標註為以下格式，如 AM 9:00-11:00，或使用 AM 來代表上午，此設置是為了在「今日視圖」裡能夠將上午下午所需辦事項作一下排序，此處也可以不填寫。
此處以外部培訓項目組為例，演示待辦事項的添加與子任務的分解 ——
當有一些臨時任務或暫時未想好該分到哪個項目組中去的事項，可直接放於此處，相當於 Things 3 中的 Inbox。
如果出現了新的項目，可以點擊「新建分組」進行新建，並且拖拽事項到該項目中。
另外，由於該視圖希望專注於未完成的事項，已完成的事項將會在該視圖中被過濾；全部任務將會在最後的「全覽」視圖中進行回顧復盤。
待辦（日曆視圖）#
日曆視圖主要用於直觀查看待辦事項的時間分佈，比較常用的使用場景是通過簡單拖拽來調整任務時間，其次就是對未來的任務量一目了然，當有其他任務想要加塞時，你可以使用該視圖來進行優先級的判斷，從而拒絕加塞任務或將加塞任務放到不那麼忙的一天中。
Today（項目視角）&（協同視角）#
在 Today 視圖中，僅會展示「執行日期」為今天的事項，當一個新的工作日開始，你可以專注於這一視圖進行待辦事項的完成。項目視角使用「項目組」作為分組依據，可以清楚看到今天所完成的任務主要作用於哪幾個項目。此處待辦會根據「約定時間」進行排序，從早到晚進行排列。
當完成待辦事項，你可以直接點擊複選框，也可以點擊卡片，進入詳情頁面對任務的細節進行補充，比如填寫具體反饋、上傳相關附件。此處的細節補充和注意事項，可以使得一個需要復用的項目完成後，在「全覽」視圖中能生成一個簡易版的 SOP 留存或交接給其他同事。
協同視角則採用「協同方」作為分組依據，這意味著你找一位合作夥伴進行工作協同或匯報時，即使有多個跨項目的任務與他相關，你也能了然於心，並集中時間找他處理。未分類的待辦事項，則是可獨立完成的事項。
Tomorrow 與自動化設置#
「明日視圖」與「今日視圖」唯一的配置區別就是執行日期為「明天」，可以在臨下班前點擊該視圖瀏覽第二天的工作分佈，根據實際情況進行微調或增補。
另外，仿照 Things 3 的待辦未完成設計邏輯，今天未完成的任務，會自動在當天 24:00 後轉為第二天的任務，減少了手動調整的繁瑣，也能自動順延並跟進未完成的事項。自動化配置如下圖所示：
如果想將 24:00 改為下班時間，點擊右上角的「自動化」，修改「順延任務」流程的內置時間即可。
全覽 & 全覽（日曆視圖）#
顧名思義，全覽視圖旨在讓一切已完成和未完成的事項都以項目作為組進行聚合，便於從整體角度進行復盤與創建新的待辦。在工作中常常會出現一種疲乏感，就是做了非常多散點而忙碌的事情，最後寫總結匯報的時候卻仿佛失憶了一般一件都想不起來，但如果每做一件事情就整體復盤一次，又會因為過於冗雜的過程而喪失耐心。全覽視圖則能實現「做完了 = 記錄了 = 多維度可回顧了」。
依舊以外部培訓為例，當完成 C 機構的培訓後，過往的待辦事項就會成為流程本身，為下一次 D 機構的培訓作參考和復用；回顧 C 機構的培訓過程，也能通過執行日期、協同方、具體反饋、相關附件的信息，對時間周期、要找誰幫忙、什麼值得注意、什麼表格要填，做到系統性存檔。
通過左側的三角標可以自如縮放各個子項，折疊子項後，又可以從「參與過什麼培訓」來回顧自己在「外部培訓」這一大項目中的歷史記錄。
在此基礎上的日曆視圖就不展開說明了，只是換了個時間維度去看自己做過的和待完成的事情，適用於書寫各種有時間範圍的報告產出時進行系統回顧，比如周報、月報。當然，更重要的是，這個視圖會給人帶來一種充實而滿足的感覺，也算是一種正向的自我激勵。
模版獲取#
獲取模板請點擊：https://o90hpulfak.feishu.cn/base/JafibxTvnamsbJsOgjncaZaEn4g?table=tblgwmAdv4LwHJb7&view=vewXhJ9QrO
點擊上述鏈接進入多維表格後，點擊右上角的「更多」，點擊「創建副本」，根據自己的需要複製結構或內容即可。
寫在最後#
至此，飛書多維表格已經可以實現 Things 3 中我特別關注的幾項功能，與組織架構和合作夥伴數據表的雙向關聯也更適配工作場景，並且可跨越 Windows 和 macOS 的鴻溝，在多平台上同步使用。
更重要的是，不論是手機、平板還是電腦端，都免費。
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