簡單且長期有效的生產力 - 少數派#
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文章代表作者個人觀點,少數派僅對標題和排版略作修改。
問題是什麼#
在「生產力」這個主題上,個人經歷過多個思考階段,並嘗試過各種不同的方法和工具,自認為算是在這方面有過很多實踐和經驗了,但是最近也一直被一個問題困擾:為什麼我總會在各種工具中折騰來折騰去?
也許是人到中年折騰不動了,也許是總被工具綁架讓人很難受,總之,我也希望能夠找到一個好的思路解決這個問題,而不是頻繁的在工具間切換,陷入所謂的「技巧」之中。
此外,我在 Twitter 上看到了一段關於「生產力」的貼文,作者遇到的部分問題也都是我一直在思考的問題,原鏈接:
(作者原文:)我試過很多方法和工具來組織自己的生活,但最終還是回到待辦事項列表,一些 GTD,日曆應用,筆記應用等。
我的痛點在於 「如何存儲,處理和思考更長遠的目標和大型項目」,以及如何將它們與戰術層面聯繫起來:待辦事項,定時的單個日曆項目,動態時間線。
作為一個長時間的系統建設者,我可以採用任何數字和模擬工具。我想到了 Notion,最近我也發表了一些關於我的設置的文章。
然而,不管是 Notion 還是其他基於 web 的應用程序,在性能和與原生應用程序的集成方面都不太理想。在許多功能上,原生應用程序缺乏基於 Web 的應用程序所具有的許多功能。
我想到了紙質計劃者以及少量的數字工具。Things,Calendar,Mail 和 Apple Notes 都可以勝任這項工作。因為像 Notion,容量,Tana 等的複雜解決方案,經常造成工作的幻覺。
當我創建另一個具有令人難以置信字段數量的鏈接數據庫而不是做我實際要做的工作時,我知道在這裡出了問題。
簡單的工具沒有很多功能。例如 Bear 沒有圖形視圖或插件,也沒有基於塊的編輯。但我喜歡這個應用程序,因為它能完成這項工作。我可以創建一個強大的系統。蘋果筆記很簡單!但它在背後擁有很多好東西。越來越多的人使用蘋果筆記,因為簡單和離線使用的可用性。
在新年前,我想清理所有周圍的雜亂。這篇文章是我踏上這段旅程的第一步。有想法的話,歡迎討論!
這幾天抽空把推文下邊的回覆都看了一遍大致的回覆總結如下:
從整體來看,每個人都有其最適合自己的組織和管理生活方式。而且,往往並沒有一種「最好」的方式。無論是使用紙質工具,還是使用數字應用,重要的是 「找到符合個人需求和工作風格」 的方法。每個人都在嘗試不同的工具,技巧,但也都思考「如何保持簡單」。
一些人更偏好模擬工具如紙質日記和筆記本,因為它們可以給他們提供更多的靈活性和親手觸摸的感覺。其他人則可能更偏向於數字化解決方案,如 Notion 或 Obsidian,這些應用提供的是數據分析和跨設備同步等功能。
最後,這個討論中許多人也強調了一點,那就是 「工具只是手段,而不是目標」 。任何工具或系統都應幫助你更高效地完成工作,而不是分散你的工作注意力。
關於生產力的實踐#
首先我這裡說的「生產力」指的是「任務管理 + 知識管理」,在最初的階段,我的策略是「分而治之」,即 不同的工具用不同的軟件,大概 2010 年左右,使用 Evernote 作為筆記軟件(那會兒它也沒有太多競爭對手),並在當時也開始嘗試使用「各種任務管理軟件」,這期間用過 Wunderlist(後來的 Microsoft TODO),也用過 OmniFocus,還有早期的 Things。然而,在那個階段,無論是任務管理還是知識管理,都面臨著一系列問題:
- 個人知識管理,基本處在「收藏夾」階段,即「收藏了等於看了,看了等於管理了」。
- 個人任務管理,基本處在打勾完成階段,既沒有長期思考的事,也沒有需要複雜管理的項目。
- 那個時候糾結最多的是「日曆和任務如何分配的問題」和「筆記收藏了什麼時候看的問題」。
再後來經過各種生產力工具迭代,中期使用過 Notion、Agenda、OmniFocus、Todoist 等軟件作為「生產力管理」工具,可以說每個工具我都有認真思考,也有在仔細體驗,當時的一些感悟和思考如下(由近及遠):
- 任務管理這件事
- Agenda 優雅的玩轉筆記 + 任務管理
- 玩轉 Agenda | 包辦你的 Work Task
- 玩轉 Todoist | 過濾技巧篇
- OmniFocus - 技巧篇
- 我的 GTD 習慣 - 少數派
當然,熟悉王掌櫃的朋友都知道,最近 2-3 年重度使用 Obsidian 進行生產力工作,最主要的原因是 Obsidian 提供了優秀且快速的功能迭代,並且擁有強大的、數量眾多的優秀擴展,這一切「任務管理 + 知識管理」都能在一個生態裡很好的完成。這期間的感悟和思考如下:
- 《玩轉 Obsidian 01:用 Obsidian 打造「知識循環」利器》
- 《玩轉 Obsidian 02:基礎設置篇》
- 《玩轉 Obsidian 03:如何記錄「間歇式日記」》
- 《玩轉 Obsidian 04:為什麼推薦使用 Obsidian 做知識管理》
- 《玩轉 Obsidian 05:如何進行閱讀及摘要》
- 《玩轉 Obsidian 06:如何用漸進式總結筆記,把知識交給未來的自己》
- 《玩轉 Obsidian 07 :自動化「間歇式日記」》
- 《玩轉 Obsidian 08:利用 Dataview 打造自動化 HomePage》
甚至還為了方便摘錄,還將 Chrome 上的擴展遷移到 Safari 上(支持 Apple 全平台):《為了在 Safari 中愉快地摘錄文章,我開發了「obsidian-highlighter」擴展》。
可以看出「生產力」這件事是我一直在思考且實踐的事,所以,我遇到和提出的問題也是實實在在困擾我的問題。你可能會好奇,既然已經如此深入研究並使用 Obsidian,且它基本滿足了我的「生產力」需求,為何我仍表示存在問題?
All in one 的問題#
All in One 的好處是所有的事情都在一起解決,舉例來說,我非常重視生產力管理中「上下文」1的作用。即一個任務其自身只能說明「到什麼時間了該做什麼事了」,但是對於一個複雜任務,可能還需要知道跟它相關的一些信息(例如上一次做到哪一步了?例如這個任務都需要準備哪些資料等),此時,如果一個任務能夠和一篇筆記是做關聯,那麼任務的「上下文就變得豐富了」,而在 Obsidian 中我們很容易做到這一點(當然其他筆記軟件也都有這個功能),如圖:
在圖示中,被紅線標記的部分描述的是一個「進行中」的任務,名為「玩轉 Obsidian 09 - 如何利用 Properties 管理筆記」,通過點擊任務標題就可以打開「對應的筆記」(上圖右側筆記)。這只是個很簡單的示例,但是足以說明「上下文」的重要性了。
正因為 Obsidian 支持「雙向鏈接」,支持各種任務管理的插件(例如 Dataview
),這是我留在 Obsidian 的最大原因,它真的好用且能滿足我的需求。
再舉一個 Obsidian 新功能帶來「生產力提升」的例子。
上圖中紅線標註的文章其實還未發表《玩轉 Obsidian 09 - 如何利用 Properties 管理筆記》,文中提到,利用 Obsidian 新發布的 Properties
特性,我們可以讓筆記具備「不同的狀態」,並且通過篩選不同的「狀態值」過濾和管理筆記,將筆記變成任務,說的有些拗口,大家看圖就知道了:
上邊兩個圖中可以看到,首先筆記有了「狀態值」,我們可以通過篩選語句(這裡用到了 Obsidian 中的 Dataview
插件),將「不同狀態」的筆記進行聚合,於是對於「同一個主題」,我們就有了四個狀態的一批筆記:
- Action : 正在進行中的筆記,通常指的是同一個主題中,還未完成的筆記。
- Hold : 暫停的筆記,通常指同一個主題中,由於某些原因未完成,但是將來會繼續的筆記。
- Completed:完成的筆記,通常指同一個主題中,已經完成的筆記,也可以理解為歸檔的筆記。
- Dropped:刪除筆記,指的是同一個主題中,沒有用可以刪除的筆記。
那麼,當我們建立一個 Reading
主題的筆記時,所有跟該主題相關的筆記,我們都可以先設置它的狀態為 Action
,此時筆記出現在上圖中的 In Progress
和 Action
兩個區域中(因為這兩個區域的過濾條件都包含 Action
)。當我們處理完筆記,就可以將筆記的「狀態值」改為 Completed
,此時筆記就從 In Progress
和 Action
中消失,並且出現在了 Completed
區域。至此,我們利用 Obsidian 新的 Properties
特性,實現了「筆記管理任務化」。
看起來這些功能都很棒啊,特別是 Properties
+ Dataview
的組合實現的這套玩法,但是我為什麼要準備寫《玩轉 Obsidian 09 - 如何利用 Properties 管理筆記》文章呢?因為 功能很美好,但是操作卻過於複雜。既有任務管理思想在裡邊,還有一些「編碼經驗」(Dataview
),門檻高且不易遷移(試想這樣的筆記如何遷移到其他平台?)。
這就是 All in one 帶來的問題,簡單說就是隨著 Obsidian 的不斷升級,作為用戶的我們也要在使用技巧和方法上不停地迭代。或者換句話說:「在使用上越偏離工具最初設計的功能,就會帶來越多的心智負擔」。
簡單且長期有效的生產力#
在上篇文章《閒者週記 11.20 - 11.26》中我分享了這個視頻《How I Organise My Writing - YouTube》,今天,我想與大家討論視頻作者提出的一個重要觀點:
工具應用於它們被設計的用途。別試圖讓工具去完成它們本不應處理的任務,這只會破壞其穩定性,並且增加額外的複雜性,從而導致問題的出現。
我們既塑造工具,又被工具塑造。對於我們來說,如何使用工具、以及用它做什麼,都顯得極為關鍵。每種工具在被創造之初,都是為了解決某個特定問題而設計的。因此,工具的最初功能往往是最穩定和最有效的。
以錘子為例,它最初的設計目標是為了實現「通過擊打方式,將一樣東西嵌入另一样東西」的需求。因此,用錘子敲釘或用來修正彎曲的木板是可靠的,但如果用錘子作為「汽車破窗器」,效率就大打折扣。專用「汽車破窗器」存在的原因就是為了提高在特殊情況下的效率和可靠性。
我們利用工具的最佳方式是「盡可能地利用它們原本被賦予的功能」。這可以減少我們的心智負擔,提高專注力。這也是為什麼我們需要高效使用工具,以實現「簡單且長期有效的生產力」,以下是我對這個主題的思考。
什麼是「簡單且長期有效的生產力」#
生產力管理這件事應該是簡單的:簡單,意味著我們能用最有效的方式去做。一個工具被設計出來最初賦予它的能力一定是最簡單且有效的,否則這樣的工具也不會「勝出」。基於此考慮,我們選擇「生產力」工具,也應當是根據自己的需求選擇最合適的工具,而不是選擇 All in one 所謂大而全。這將有助於降低心智負擔。
生產力管理這件事應該是長期的:長期意味著穩定,穩定意味著習慣。例如,有些人喜歡用「Windows 記事本」進行「知識管理」,而他們形成的這個習慣是穩定的,不會被破壞的,原因在於「Windows 記事本」的核心功能極其穩定,幾乎不會有新的功能增加或更新,這也意味著已記錄的內容和使用習慣會始終保持穩定,不會被人和事破壞。
我的組合包#
那麼如何實踐「簡單且長期有效的生產力」呢?
其實我的思路還是回到最初的思考:「分而治之」。既然我認為的「生產力」指的是「知識管理 + 任務管理」,那麼我就需要分別解決這兩件事。最終經過一段時間的考量,我分別選擇了 Bear2
和 Things3
來解決這兩個問題,同時使用 Hookmark
作為「知識管理的黏合劑」:
- 我選擇 Bear2 作為知識管理中的「筆記工具」。原因在於,
Bear2
的主要功能就是「筆記」,它在這方面表現優秀。提供 Markdown、雙向鏈接、簡單表格、優美的主題和編輯功能等多項強大功能,可以說是筆記軟件中的佼佼者。更重要的是,Bear2
符合我們對生產力軟件的要求 —— 簡單且穩定。 - 我選擇 Things3 作為任務管理中的「任務工具」,同樣的原因,在「任務管理」這件事上,
Things
簡單又穩定。任務創建、項目管理、任務提醒、標記、查看等功能穩定,設計優秀,作為一款任務管理軟件使用起來簡單好用且毫無心智負擔。 - 我選擇 Hookmark 作為知識管理的「黏合劑」。我在後文會詳細介紹
Hookmark
,它近期在我多篇文章中都有提到。作為「簡單且長期有效的生產力」的關鍵部分,Hookmark
的功能設計和使用體驗同樣簡單穩定。
Bear2#
Bear 是一款在 Apple 平台的優秀的「筆記軟件」,它於 2016 年發布,當年就贏得了蘋果評選的「Mac 年度應用」 ,作為一位早期用戶,我在訂閱 Bear
的第一年,就在年底用它寫了《2016 年度總結》並發布在我的博客上。
作為用戶我第一年就訂閱了 Bear,並在年底寫下了「2016 年度總結」發布在當時的 Blog 中,儘管在遷移博客的過程中,2017 年之前的內容未能完全遷移,但我仍然能夠在 Bear
軟件中找到原稿:
Bear 的使用是一件很開心的事,就其 Markdown 編輯器而言,我會給 Bear 打 9.5 分 — 無論是易用性還是顏值,都堪稱頂級。後來,棄用 Bear 的原因也跟當時的心境有關:Bear 作為一款訂閱制軟件,其功能迭代太慢,不能提供與之相符的拓展性,反觀後期的 Obsidian 和 RomaResearch 等給了筆記功能更多的選擇。
而我現在轉回使用 Bear2,一方面是因為 Bear2 的功能有顯著提升(經過了 5 年的大更新),增加了表格、雙向鏈接、大綱視圖等新功能,並在界面上做了很多優化。經過了幾個月的試用版體驗後,我決定繼續訂閱。作為一款「筆記軟件」,Bear2 無疑能提供穩定而可靠的服務。
Things3#
Things 是一款歷史悠久的 GTD 軟件,早在 2009 年,Things 就獲得了 Apple 評選的年度應用,比 Bear 早了整整 7 年。由於其優秀的設計理念、使用體驗和界面,Things 在「生產力愛好者圈子」中深受歡迎。我自 Things2
便開始使用,當時我甚至評價它為「最符合 GTD 理念的任務管理工具」,這段描述見於《OmniFocus - 技巧篇》發布於 2015 年:
如不是當時存在的「同步機制」問題(需要翻閱長城才能同步),我可能一直使用 Things
,因為我實在太喜歡它了。作為任務管理軟件,它比 OmniFocus
更容易上手,也有著更容易理解的操作界面,德國出品,穩定且高效。同時比起後來的 Todoist ,Things 沒有跨平台的負擔,沒有 API 的複雜,最終為用戶帶來簡單、易用且穩定的使用體驗。下圖為 2015 年我在 Thing2 上存儲的書單:
重新選擇 Things3
作為任務管理工具,帶給我穩定感和喜悅。其卓越的易用設計和穩定的功能完全符合我對「簡單且長期有效的生產力」的追求。
Hookmark 鏈接一切#
Hookmark
的前身叫 Hook
,最早接觸它是在少數派看到「玉樹芝蘭」老師的一篇文章:《Hook:如何高效雙向鏈接不同類型的信息資源? - 少數派》,雖然一開始並未立即使用 Hook
,但我逐步從作者的官網以及他們提倡的「泛在鏈接宣言」中理解,並漸漸領悟到 Hookmark
的妙用。
泛在鏈接宣言:
提倡軟件開發者在設計處理信息資源的軟件時,要實現「泛在鏈接」的技術要求,確保軟件能創建「可通過鏈接識別和訪問」的資源,並且鏈接穩固可靠。同時,軟件應提供符合用戶使用需求的用戶界面,以及具備管理鏈接的應用編程接口 (API),讓用戶能較簡單的複製鏈接和訪問資源。
你可能會問,「泛在鏈接宣言以及 Hookmark,能給我們帶來什麼呢?」
讓我們通過一個例子來闡明這個問題。假設你在 Things 中創建一個任務:「繼續完善《簡單且長期有效的生產力》聊透這個主題」,提醒你在某個時間點完成這篇文章。
當你收到這個任務的提醒時,你會怎麼做?
- 找到並打開「簡單且長期有效的生產力」這篇筆記,繼續編寫。
- 找到相關網址和資料,為文章內容做輔助,確保不被別的事情打斷。
以上兩步非常簡單,但是其中一句話很重要:確保不被別的事情打斷。為什麼強調這句話?這裡就不得不提一下「認知科學」中的一個概念「心智容量」:
「心智容量」是認知科學中的一個概念,指的是人腦在短時記憶或工作記憶中處理和保持活躍的信息數量的上限。簡單說,就是我們的大腦一次能處理多少信息的能力。
保持「心智容量」常見的做法就是「減少心智負擔」,在計算機行業,這被稱之為「減少上下文切換」。只有當我們保持「心智容量」,我們才能更專注地處理手頭的任務。
現在,讓我們回顧一下前面提到的兩步操作:當接收到任務提醒時,無論是「打開筆記」還是「查找相關資料」,任何一步都可能使你分神(失去專注)。比如你可能會在打開某個頁面找資料跳時被分散注意力… 最終,當一切準備就緒時,已經過去了大半天。
Hookmark
正是一款典型的解決以上問題的軟件,當我們使用 Hookmark
後,我們可以以新的方式來面對這個任務:「繼續完善《簡單且長期有效的生產力》聊透這個主題」。
當你收到「任務提醒」的時候,不再需要費勁打開各種筆記或查找各種資料。你只需要選中 Things
中的這個任務,然後按下快捷鍵(我設置的是 Shift+CMD+Space
)來啟動 Hookmark
,所有問題便迎刃而解,如下圖所示:
- 如上圖中第一步所示:在
Things
中點擊選中當前任務。 - 如上圖中第二步所示:按下快捷鍵(我設置的是
Shift+CMD+Space
),呼叫出Hookmark
窗口。 - 如上圖中第三步所示:通過雙擊
Hookmark
窗口中任意行,打開對應內容。
Hookmark
窗口中分為兩部分:
- 第一部分
HOOKED
,也稱為「直接鏈接」。這裡可以看到我已經將「多個筆記」關聯到當前任務當中。它們是我在各個地方記錄的相關資料。 - 第二部分
INDIRECTLY HOOKED
,也稱為「間接鏈接」。它們是由在第一部分HOOKED
中「每個鏈接」對應的「直接鏈接」組成的一個大集合。
我們提到過, Hookmark
支持「雙向鏈接」,此時,如果我們再次打開上圖中 HOOKED
中的一篇筆記例如 《2023.07.04》,然後再次按下快捷鍵 Shift+CMD+Space
呼出 Hookmark
窗口,就會看到《2023.07.04》這篇筆記的 HOOKED
如圖:
從圖中可以看出,在筆記《2023.07.04》的 Hookmark
鏈接中也可以看到我們的任務:「繼續完善《簡單且長期有效的生產力》聊透這個主題」。這與 Obsidian 和 RomaResearch 中流行的「雙向鏈接」是同一個概念。只不過 Hookmark
是在 Mac 系統中的資源之間建立了「雙向鏈接」。
Hookmark
的「雙向鏈接」以及「間接鏈接」的概念對於我們日常「研究一件東西」非常有用。除了前文提到的「降低心智負擔」幫助我們保持專注外,它還將我們散落在系統中的各種資源用一個「主題」鏈接在了一起,這個主題可以是一個任務,也可以是一篇筆記(例如本文)。不再需要在各處尋找或不斷重複搜索和記憶。
Hookmark
甚至還支持 PDF 深度連接,我們完全可以講一個「主題」關聯到某個 PDF 的「一段文字」,以便在需要的時候引用它,如下圖所示:
關於 Hookmark
的使用,我将在後續文章中做詳細介紹。今日的文章僅旨在泛泛引言,闡釋它如何作為 「知識管理的黏合劑」 進行工作。
結論#
前文我們討論到,當我們 「盡可能地利用工具原本被賦予的功能」 時得到的結果便是穩定的。對於我的「知識管理」流程來說,我發現 Bear2、Things3 和 Hookmark 這三款軟件的組合是一種簡單、有效且長期穩定的方案:
- 它們被製作出來的初衷,即「被工匠賦予的能力」一定是簡單的。
- 它們被使用「在製作出來時被賦予的能力」,得到的結果一定是有效的。
- 當它們在各自領域發揮自己的專長,然後被組合在一起時,得到的功能就是穩定的。
最後,穩定是什麼?穩定就是當我們果斷地「利用工具所被賦予的功能時所得到的結果」。這能讓我們的大腦從瑣碎事物中解放出來,讓我們專注於更重要的事情,從而更有效地使用工具,帶來「簡單有效且長期穩定」的效果。
「上下文」是編程行業的術語,在伺服器程序執行的時候,是要有上下文的,通過上下文可以讓當前進程拿到很多信息從而進行相應處理。這裡大意可以理解為「背景資料」,任務上下文就是任務的相關資料。 ↩
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